Как понять реальную нагрузка команды — 17.06.26 16:50

Если ты видишь, как команда буквально зашивается, остановись…подумай…возможно, дело не в задачах

Эта статья для тех, кто понимает, что фраза «У меня сто задач в работе» не всегда отражает действительность.

Привет, это Weeek. Мы здесь, чтобы быстренько вернуть тебя в реальность, если ты постоянно видишь напряжение в глазах коллег, слышишь про выгорание, но почему-то результат от работы на износ оставляет желать лучшего.

Разбираемся, как определить, насколько реально загружена твоя команда, что с этой информацией делать, как жить в этом сложном мире и так далее по списку.

Почему занятость и нагрузка — вообще не одно и то же

Мы знаем, что в твоей жизни хотя бы раз была такая ситуация (как и в нашей): ты приходишь на работу или открываешь ноутбук дома — видишь, что нужно срочно внести правки, бежишь. В этот момент входящий звонок от коллеги с просьбой серьёзно поговорить прямо сейчас, иначе он напишет заявление на увольнение. Далее — обед по расписанию.

Потом подходит время заняться той работой, которая запланирована, но нет — начальник решил устроить онлайн-встречу, чтобы обсудить KPI, и тегнул тебя рядом с ссылкой на созвон. Рабочий день подошёл к концу, а из запланированного не было сделано ни-че-го. Возвращаешься домой без сил, а перед сном тебя мучают два вопроса.

Сложный ли был день сегодня? Однозначно, ведь все рабочие часы без перерыва были заняты делами. Более того, постоянное переключение между задачами утомляет сильнее, чем последовательное выполнение сложной работы.

Насколько продуктивным был этот день? Вопрос спорный, ведь пока тебя отвлекали срочными, но не важными делами, действительно важные запланированные задачи по проекту стояли на месте и их никто не отменял.

Так и получается, что занятость — это тоже действия, но не всегда они имеют прямое отношение к работе, которая никуда не испаряется. Из-за этого есть ощущение, что ты упарываешься за четверых, но при этом как будто бы стоишь на месте.

Как понять, что команда перегружена

Точный ответ на этот вопрос ты не узнаешь никогда, если не ведёшь дела в таск-менеджере. Да, мы опять говорим про это, но что поделать, если ничего прозрачнее для отслеживания эффективности и нагрузки ещё не придумали? Можешь проверить.

Но даже без таск-трекеров можно обратить внимание на некоторые признаки реального перегруза команды. Загибай пальцы, если совпало хотя бы несколько пунктов, то тебе срочно нужно вмешаться в рабочий процесс — свой или команды — значения не имеет:

• Постоянные переносы дедлайнов — ты скажешь: «Спасибо, кэп» за очевидное и невероятное. Но если трезво проанализировать ситуацию, то можно увидеть, что такое явление очень нередко, просто мы часто закрываем на это глаза. Исследования говорят, что в среднем, офисные сотрудники могут переносить до четверти всех своих задач за неделю

• Сдвигаются сроки по проектам — мы уже говорили о важности критического пути проекта, но напомним коротко ещё раз: задачи друг от друга зависят. Если не завершить в срок даже самую незначительную, то весь проект может посыпаться. Этот пункт вытекает из предыдущего

• Непонятно, кто чем занимается — классика жанра. Если в команде три человека, то ещё можно как-то удержать в уме зоны ответственности и планы работ на неделю. Но если таких сотрудников 10? Надеяться на свою память — план надёжный, как швейцарские часы. Если ты не знаешь или не можешь быстро посмотреть, кто за что отвечает, то ты никогда не поймёшь, насколько сильно загружены коллеги

• Сложные задачи переходят от одного исполнителя к другому — это знак, что кто-то не справляется. Поручили дело одному сотруднику, он понял, что не справился — передал другому, более опытному. В свою очередь он посмотрел на объём работы и понял, что не вытянет — передал следующему. Так может происходить до бесконечности, пока срок у задачи не выйдет. Мы привыкли думать, что одна голова хорошо, а две — лучше. Но исследования показывают, что нет — наоборот, когда над одной задачей трудятся несколько рук, то риск ошибок возрастает.

• Нет места новым и срочным задачам — ну когда прям ну никак не сделать, потому что всё уже забито. Рабочий день не резиновый, всё не охватишь — звучит как ответ на все случаи жизни, если не анализировать задачи как следует.

Не пытаемся навязать тебе позицию в стиле: «Дело не в перегрузе, а недостаточных навыках тайм-менеджмента». Мы знаем, что в некоторых ситуациях даже гуру управления проектами могут просто развести руками — ну, например, когда руководство считает, что один сотрудник может вполне вести 10 проектов одновременно.

Но если ты чувствуешь, что с нагрузкой что-то не так, то кое-что сделать можно и нужно, чтобы улучшить положение дел и облегчить жизнь всему отделу. Для начала отделить хаос и бесполезные действия от действительно важных задач.

Как отличить бесполезные задачи от реально важных

Ну как же так, разве не каждая задача важна? Да, не каждая. Например, по данным Asana, сотрудники теряют больше трёх часов на бесполезные совещания. Думаем, тебе тоже это знакомо.

Отличить реальную нагрузку сотрудников от обычного хаоса очень просто — спросить коллег, насколько их работа предсказуема и могут ли они управлять своим временем. Если ответ отрицательный, то значит, есть проблемы. Предсказуемые цели, планы и задачи помогают команде работать эффективнее.

Для того чтобы этого достичь определённости в работе даже не нужно обращаться к коучам. Можно начать с простого — начать нормально ставить задачи.

• Писать название с помощью формулы: «Сделать что-то»

• Адекватно и понятно прописывать описание — какой результат хотим получить, что нужно учитывать в работе, какие инструменты можно использовать, какие у задачи критерии приёмки и зачем вообще эта задача нужна

• Назначать исполнителя — желательно одного. Если за задачу отвечают несколько человек сразу, то её никто не сделает

• Ставить приоритеты — чтобы сотрудник мог понимать, насколько важно именно сейчас браться за работу или можно подождать

• Добавлять подзадачи — то есть конкретно описывать последовательность действий, которые приведут к выполнению задачи. Так будет больше шансов, что её закроют вовремя

• Указывать реалистичный дедлайн с учётом сложности работы.

Понятные задачи с адекватными сроками уже реально отслеживать, а значит и оценить результат.

Но пользователи Weeek, знают, что можно не делать себе мозги и просто нажать две кнопки в сервисе Загруженность, чтобы узнать, кому можно без зазрения совести нагрузить.

Как управлять нагрузкой так, чтобы не хотелось выйти в окно

Начать с простого. Сначала делаем задачи понятными и управляемыми, а затем — следи за руками.

Шаг 1: визуализируем рабочие процессы. В Weeek для этого идеально подойдут канбан-доски и диаграмма Ганта

Канбан-доски

Карточка с задачей переходит между колонками «Сделать» → «В работе» → «Готово». Так тебе проще будет отследить, на каком этапе находится конкретная задача. Если тебе нужно срочно понять, насколько загружен сотрудник в конкретном проекте, просто отфильтруй задачи по исполнителю и загляни в колонку «В работе».

Также канбан-доски покажут, если команда буксует. Если «В работе» 10 задач, а в «Готово» — три, то это повод задуматься. Для того, чтобы избежать такого перекоса можно установить WIP-лимиты. То есть ограничить количество одновременных задач в работе. Например, поставить ограничение на пять задач. Это значит, что исполнитель не сможет взять шестую, пока не освободит для неё место.

→Всё про канбан-доски: как они помогут тебе победить хаос

Диаграмма Ганта

Инструмент для продвинутых. График с двумя осями: вертикальная — название задач, горизонтальная — время, которое на них уходит. Сами задачи выглядят как длинные колбаски. Чем они длиннее, тем больше времени потребуется, чтобы их закрыть.

Диаграмма также показывает ответственных за задачи и насколько они пересекаются и зависят друг от друга. Так что ты без труда поймёшь, можно ли в ближайшее время трогать конкретного сотрудника.

→ Диаграмма Ганта: теперь у дедлайнов будут проблемы с тобой, а не наоборот

Шаг 2: распределять ресурсы

Как только ты визуализируешь поток задач, ты сможешь уже примерно понимать, кто над чем работает и выбирать исполнителей не наугад, а исходя из того, насколько они в состоянии взять ещё одну задачу. Как минимум, можно просто спросить у сотрудника, есть ли у него возможности. Как максимум — составить ресурсный план и следовать ему, чтобы не пришлось потом тушить пожары в офисе.

Подробнее про ресурсное планирование рассказали в блоге. Залетай, чтобы прокачаться на максимум

Шаг 3: оставлять ресурс для срочных дел и расставлять приоритеты

Приоритеты уже снижают градус неопределённости, который часто тормозит работу команды. Высший пилотаж — планировать нагрузку команды таким образом, чтобы оставалось немного времени на срочные и неотложные дела, которые действительно стоят того, чтобы к ним приступить.

Например, ни один сервис не застрахован от технических сбоев. Это значит, что у команды разработки должно быть время в запасе, чтобы в случае ошибок быстро их починить.

На этом предлагаем закончить. Спасибо, что получилось выкроить эти драгоценные минуты на чтение нашей статьи.

Здесь мы стараемся максимально просто писать про управление проектами и собой, но если тебе хочется углубиться, почитать серьёзные тексты, а шутки автора этой статьи тебя уже задолбали, то переходи в наш блог. Там чистая экспертиза и никакой воды.

Реклама. ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513

Источник