Как работать в команде над несколькими проектами и не терять свои задачи

Объясняем, зачем каждому сотруднику нужна личная доска при командной работе и как её настроить

Сначала ты берёшь в работу несколько проектов на энтузиазме, а потом в панике прыгаешь по вкладкам в таск-менеджере, чтобы найти свои задачи и понять, а что вообще нужно делать…

Привет! Это Weeek и мы знаем, как решить эту проблему. Нужно всего лишь…

Признать, что она действительно существует

Ты спросишь: а зачем вообще нужна личная доска при командной работе над несколькими рассылками, когда сотрудник и так видит все свои дела по проектам во вкладке «Мои задачи»? Ответ прост: так будет нагляднее.

Юлия Захарова, проджект-менеджер в дизайн-студии со штатом в 20 человек, подтвердила нашу теорию. Команда пользуется Weeek с 2024 года.

Вот так выглядят задачи пользователя во вкладке «Мои задачи». 

Казалось бы, и так понятно, что нужно сделать. Но есть нюансы:

• Трудно оценить, сколько времени должно уйти на работу над конкретным проектом в целом, потому что разделение задач в этом списке идёт по дедлайнам. Непонятно, как распределена нагрузка сотрудника, а значит, есть риски либо переработать, либо недоработать

• Когда проектов много, визуально теряешься в огромном списке. Да, даже несмотря на то, что есть столбик «Проект» и даже указание доски. Приходится лишний раз прилагать усилия, чтобы понять, к какому проекту конкретная задача привязана. А зачем напрягаться, когда можно этого не делать? Вот и мы не понимаем

• Как рассказала нам Юлия, при такой системе ей сложно было планировать спринты и формировать отчётность по задачам даже с помощью сервиса Аналитика — отчёты, которые формировались по задачам конкретного сотрудника в разных проектах и учитывались некорректно

Решение — мультипроектность задачи. Это значит, что одна задача может находиться сразу в нескольких проектах одновременно. При этом не нужно ничего дублировать. Система сама всё распределит так, как ты настроишь.

→Если трудно управлять проектами — понимаем. Лови 10 книг для проджекта, чтобы прокачать скиллы

Порадоваться, что теперь каждый сотрудник может видеть свои задачи по проектам на отдельной доске

Ещё в 2025 году мы выкатили обновление, которое решает эту проблему: теперь одну задачу можно прикрепить к разным проектам.

Запоминаем: задача одна — проектов несколько. Всё её содержимое — исполнитель, дедлайн, описание, теги и приоритеты тоже в единственном экземпляре.

За приватность отвечаем — если у исполнителя нет доступа к проектам, к которым привязана задача, то вместо их названия он просто увидит «Скрытый проект».

Вот, зачем нужны отдельные доски для каждого сотрудника:

• Снижаем ручной труд на максимум. Раньше нужно было дублировать одну и ту же задачу вручную, если она была привязана к разным проектам или отделам. Кажется, будто бы это не так долго, но если суммировать всё затраченное время, то можно…удивиться, а ещё сильно запутаться

• Проще один раз поставить задачу всем, кому нужно, вместо того, чтобы добираться до каждого сотрудника в отдельности. Ставишь задачу один раз, распределяешь по нужным проектам, все всё видят. Так ты избавишь себя от вопросов: «Так это нужно было сделать? Не знал».

• Нагрузка по задачам становится прозрачнее, когда есть личная доска. На ней можно увидеть все задачи из разных проектов. Так будет проще отслеживать, сколько ВСЕГО задач на конкретном сотруднике

• Все изменения по задаче и комментарии видны всем, у кого есть доступы в проекты. Так сотрудники, работающие над общим делом, смогут отслеживать прогресс, не переспрашивая друг друга в личке.

Проджект Юлия, которая совмещает несколько ролей в компании, рассказала, что такой подход к задачам сократил десятки рабочих часов в месяц.

У меня в спринте были задачи и от QA, и от ТехПМа: ресурсы, синки, тест-кейсы, баги, продумывание флоу и прочее. Если бы не личная доска — это невозможно было бы собрать и проанализировать. Тогда я вывозила планирование в Google Календаре.

У мультипроектной задачи есть только один недостаток — если ты случайно её удалишь, она исчезнет из всех проектов и досок сразу вместе со всем её содержимым — описанием, исполнителем, дедлайном, тегами и приоритетами. Ниже расскажем, как избежать подобных хаосов.

Как настроить задачу так, чтобы она была и в проектах и в личных досках сотрудников

Следим за руками и шагами Юлии. Она внедрила систему личной доски сотрудника в рабочие процессы команд и теперь дышит свободнее.

Шаг 1: создаём портфель — то есть место, куда мы поместим проекты команд для совместной работы, а также доски сотрудников. Раскладываем всё по полочкам, чтобы не запутаться.

У Юлии портфель называется Team Development — «Команда разработки». В нём собраны проекты, над которыми работают разрабы, а также их личные доски.

Создать портфель просто: заходи во «Все проекты» → нажимай «Добавить портфель» → В открывшемся окне придумай для него название → нажми «Создать».

Для того, чтобы переместить уже готовые проекты в портфель, нужно просто мышкой зажать нужный проект на боковой панели и перенести его в портфель. Для того, чтобы создать новый проект в портфеле, нажми на «+» под его названием.

Шаг 2: добавляем папку с юнитом — то есть проект, в котором будут все задачи для конкретной команды

Создавай столько юнитов, сколько команд работают над общими задачами. Вот так получилось у Юлии.

Шаг 3: создаём проект для каждого сотрудника. Название проекта — имя сотрудника. Там он будет видеть все задачи из других проектов на одной доске.

Шаг 4: Создавай доски внутри проекта каждого сотрудника, чтобы было проще отслеживать его эффективность. Например, Юлия сделала три доски: «Бэклог спринта», «Активный спринт» и «Архив».

Шаг 5: Настраиваем доски, чтобы стать богом автоматизации.

Активный спринт можно сделать в формате канбан или спринт. Бэклог настроить так, чтобы задачи показывались в виде недели. Важно понять, какой вариант тебе будет удобнее всего.

→ Как работать со спринтами — раскрываем явки и пароли в блоге

Также ты можешь устанавливать временные лимиты, чтобы не перегружать команду. Например, Юлия для двухнедельного спринта поставила лимит в 80 часов. То есть — 40 часов в неделю.

Вот так выглядит задача, где один исполнитель и несколько проектов.

А что по отчётам?

Вишенка на торте — в Weeek можно выгружать статистику за любой период по каждому проекту с помощью сервиса Аналитика. Проект в нашем случае — это все задачи сотрудника. Вот такие отчёты формирует Юлия.

Также в Аналитике можно посмотреть отчёты по всем сотрудникам. А ещё недавно мы добавили Загруженность. Можно контролировать рабочую нагрузку участников: сколько часов у каждого запланировано и укладываются ли они в рабочий график.

Внешне Загруженность напоминает диаграмму Ганта: слева — список исполнителей, справа — их рабочая нагрузка по дням.

→Как использовать Загруженность на максимум

Итого: планировать работу по проекту с несколькими командами непросто и иногда нужно действительно подключать смекалку. Но мы стараемся эти моменты свести к минимуму и автоматизировать всё, что возможно.

Личная доска для каждого сотрудника, который работает в нескольких проектах нужна для того, чтобы:

• Визуализировать все задачи в одном месте и не терять их

• Экономить время на постановку — можно не дублировать одно и то же по 10 раз, а просто создать одну задачу, прикрепить к нескольким проектам и она будет видна везде

• Выгружать корректные отчёты — можно посмотреть, над какими проектами работал сотрудник и какие задачи были выполнены

Вот и всё, собственно. Если есть вопросы, предложения, замечания — пиши в комментариях. Всё читаем, на всё стараемся отвечать. А если только присматриваешься в таск-трекингу, рекомендуем почитать наши статьи:

Таск-менеджер: что это, как выбрать и использовать в работе

Как курировать 11 команд и вести блог на 9 000 подписчиков: кейс канбан-коуча

Как управлять кросс-функциональной командой

Реклама ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513

Источник